L’organisation au travail,

4,5 heures : c'est le temps que vous allez probablement passer en réunion cette semaine. Plus ennuyeuses que nécessaires, les réunions à répétition sont bien loin d'être productives.

« Le lundi, vous avez une réunion pour faire un point de début de semaine, le mardi vous en avez une autre qui sert à remettre en question tout ce qui a été dit le lundi. Le mercredi, c'est bien sûr : la réunion du milieu de semaine. Et enfin, le vendredi vous avez juste une petite réunion de quelques heures, pour faire un point avant le week-end. En bref, vous souffrez de réunionnite aiguë comme de nombreux salariés du monde entier. »

Selon une étude réalisée par OpinionWay en avril 2017 auprès d'un panel de 1012 salariés, nous passons en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an. Pour les cadres, le rapport doublerait soit environ sept semaines par an, passées en réunions. L'étude indique aussi que seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision.

Les réunions permettent de mieux communiquer

Utile pour d’autres, mais aussi une perte de temps pour certains, le fait d’organiser des réunions professionnelles est très controversé. En effet, elles peuvent véritablement apporter un plus pour l’entreprise, mais peuvent générer également des inconvénients, les réunions d’entreprise soulèvent souvent de question, surtout en ce qui concerne leur utilité et leur nécessité. Il est évident que l’importance de la communication en entreprise n’est plus à démontrer. Toutefois, il est souvent difficile de mettre en place un système qui permet à tous les membres issus d’une même entreprise d’interagir, ce qui au final rend difficile la communication. Cependant, avec l’organisation d’une réunion, il est plus que facile de remédier à cela, car confrontés autour d’une table, les employés mais aussi les différents cadres n’auront plus d’excuses pour ne pas communiquer.

Comment rendre vos réunions efficaces ?

Selon l’étude Barco et Circle Research, il existe certaines clés à adopter au plus vite pour que toutes les réunions soient efficientes pour tous les salariés.

• Fixez un objectif de départ et/ou un ordre du jour aux réunions, afin que tous les participants soient en fait des sujets abordés.
• N’accumulez pas les objectifs sur une seule et même réunion : il vaut mieux faire moins et court pour garder l’attention de chacun.
• N’hésitez pas à faire des ponts entre les services pour faciliter la coopération.
• Pour être efficace, une réunion ne devrait durer que 21 minutes

Bien organiser sa journée de travail relève parfois du défi pour certains. Savoir par où commencer, quand s’arrêter, gérer les urgences…

Bien gérer son agenda : Ce conseil fait partie des règles de base mais on ne le répétera jamais assez : tenir un agenda est un élément clé dans son organisation. Il est essentiel d’avoir une bonne gestion d’agenda, sinon on peut rapidement partir dans tous les sens. C’est illusoire de bien vouloir gérer son temps sans avoir une vision d'ensemble sur les événements à venir.

Choisir son support : Certains vont préférer les post-it, d’autres l’agenda papier ou électronique. Il n’y a pas de meilleure façon de s'organiser, tout dépend de votre personnalité. Mais essayez à tout prix de ne pas tout faire de tête. Le fait de poser ses rendez-vous sur papier vous libère l’esprit. Ne vous encombrez pas inutilement.

Organiser son bureau : Bien s’organiser, c’est aussi organiser son espace de travail.

Lire ses mails à heures fixes : L’arrivée d'un courrier électronique nous coupe sans cesse dans notre travail, et chaque email semble toujours plus important que le précédent. Pour être plus efficace, instaurez-vous des moments pour les gérer.

Fermer sa porte : Si vous êtes en entreprise et bénéficiez d’un bureau, apprendre à fermer sa porte quelques heures dans la journée est essentiel pour rester concentré.

Prévoir l’urgence : Au cours d’une journée, il y aura toujours une urgence à gérer, qui viendra bousculer notre agenda. C'est pourquoi il est important de prendre en compte ce facteur. L’urgence ça s’organise ! Il ne faut pas surbooker son agenda, car il y a toujours quelque chose qui peut arriver à la dernière minute, il faut donc la prévoir et bloquer dans son planning une plage de « traitement de l’urgence ».

Instaurer des pauses : Une bonne organisation de travail passe aussi par le fait de savoir s’accorder des pauses en matinée et en après-midi pour se lever de son bureau, marcher, boire de l’eau, un café, un thé. La pause ne doit pas durer mais doit permettre de s’aérer l’esprit.