Un nouveau mix d’espaces physiques, virtuels, digitaux ?
Même si cette pandémie va passer, le monde n’est désormais plus à l’abri d’autres circonstances qui pourraient inciter les individus à rester chez eux. Le but n’est pas d’éradiquer les rencontres en physique lorsqu’elles sont possibles, mais il devient de plus en plus raisonnable d’instaurer une flexibilité entre collaboration présentielle et digitale.
Si après cette expérience de quelques semaines de télétravail forcé, certains auront des réticences à revivre l’expérience, ce sera sans doute car les mesures adéquates en amont n’avaient pas été préparées ou que leurs personnalités ne s’y prêtaient pas. Mais pour ceux et celles qui ont apprécié travailler de chez eux, qui se sont sentis plus performants, moins fatigués, plus concentrés, c’est l’ouverture à un autre monde organisationnel.
Après cette crise, beaucoup d’entreprises ont réalisées qu’une organisation n’est pas seulement quatre murs et un toit, elle se construit par une saine collaboration entre ses membres.
S’outiller - se doter d’un modèle permettant de reconfigurer nos modes de travail en se projetant dans un nouveau mix entre espace physique, espace virtuel et espace digital nous semble essentiel. L’espace physique est celui de nos bureaux. L’espace virtuel est l’espace synchrone que nous avons découvert en télé-travaillant : les visioconférences qui nous permettent de nous voir et d’échanger en temps réel.
LES PLUS du TELETRAVAIL
- Gagner du temps dans les transports
- Pouvoir travailler au calme
- S’organiser plus librement
- Avoir plus de temps pour sa famille, ses amis et ses loisirs
LES MOINS du TELETRAVAIL
- L'émulation collective émanant d'un espace de travail dynamique
- Pouvoir échanger facilement avec ses collègues
- Une vraie coupure entre vie perso / vie pro
- Les pauses entre collègues
Le télétravail ne peut plus disparaître ...
Le travail à distance existait déjà, mais la grande nouveauté, c’est son passage à l’échelle mondiale. Que se passe-t-il quand près de 70 % des employés basculent d’une semaine à temps plein dans les murs d’une organisation à une collaboration depuis leur domicile ?
Que l’expérience du travail à distance dans ces conditions ait été positive ou négative, elle a au moins le mérite d’avoir mis le sujet à l’ordre du jour. Le télétravail ne sera plus un tabou organisationnel. Chaque salarié aura, désormais, une opinion sur ses modalités, et peut-être que certains voudront négocier sa mise en place dans le futur. Peu d’entreprises pourront alors prétendre ne pas avoir l’arsenal technologique nécessaire. Les organisations ayant déjà une culture du travail à distance tirent beaucoup mieux leur épingle du jeu que celles qui ont été frileuses sur le sujet. Celles qui y étaient moins favorables ont dû rapidement y adhérer. D’ailleurs, être en télétravail ne signifie pas forcément travailler depuis le domicile, mais hors les murs physiques de l’organisation (chez soi, dans un espace de coworking…). En outre, salarié et gestionnaire doivent se mettre d’accord et se faire mutuellement confiance avant d’instaurer des modalités de travail à distance. Or, ce dialogue préalable n’a pas pu avoir lieu dans le contexte de crise.
Dans la précipitation, il se peut qu’il n’y ait pas eu de « communication sur la communication » de la part de l’entreprise. Or, cette « métacommunication » est l’ingrédient indispensable du succès, au risque de perdre à la fois un lien de confiance et la productivité. Comment mesurer le travail fait ? Comment se faire confiance ? Avec quels outils se contacter ? À quel moment de la journée ? À quelle fréquence ? L’étude de Deskeo (étude française réalisée sur 3000 salariés fin avril) a mis en avant qu’un tiers des salariés ayant pratiqué le télétravail pendant le confinement pensent avoir travaillé plus qu’auparavant, un chiffre très révélateur.
Aussi, la moitié de ces néo-télétravailleurs admettent faire parfois ou systématiquement l’impasse sur la pause déjeuner, alors que les habitués du télétravail ont souvent mis en place une planification et des routines leur permettant de se ressourcer. Les millions d’employés placés du jour au lendemain en télétravail n’ont pas pu s’y préparer. Beaucoup pensent devoir être connectés en permanence pour montrer qu’ils travaillent. Habitués à la visibilité physique comme gage de sérieux et d’engagement, les débutants peuvent être amenés à compenser l’invisibilité physique par une sur visibilité virtuelle.
C’est aux gestionnaires d’instaurer des lignes de conduite et des marqueurs de confiance. Cela passe par une communication claire sur les outils à utiliser et le maintien d’une communication régulière avec les équipes, qui deviennent alors beaucoup plus productives.
Aussi, les répondants de l’étude Deskeo sont 74 % à déclarer qu’ils ne font « pas grand-chose » pour préserver le lien social avec leurs collègues. S’en arrêter là ne pourrait que renforcer l’idée selon laquelle le travail à distance crée de l’isolement. Or, dans les organisations où la communication à distance est correctement gérée, c’est justement les modalités de télétravail qui permettent de conserver le lien social en temps de crise.
À noter que pour créer ce lien, avant de le conserver, les entreprises sans bureaux prévoient quasiment toutes des rencontres en physique une ou plusieurs fois dans l’année. Sur le plan formel, les vidéoconférences par Zoom rivalisent d’efficacité avec les réunions les mieux rodées. Et sur le plan informel, de nombreuses personnes ont détourné ces technologies pour instaurer des cafés ou « pauses » virtuels.
Réinventer nos modes de travail...
De retour au bureau il y a quelques semaines, il nous faut réinventer le travail en gérant un paradoxe : coopérer dans la distanciation sociale. Car le risque en germe dans les mesures barrières que nous nous apprêtons à mettre en œuvre renvoie très directement à une érosion de la qualité du lien social, du travail et du « vivre ensemble ». Huit heures passées quotidiennement au bureau pour une grande majorité d’entre nous. Autant dire notre principale fenêtre sur la vie.
Dans le monde post-covid qui vient, le réflexe le plus commun semble être de séparer avec du plexiglas pour protéger sans penser ce qui fonde l’essentiel de nos relations : nos échanges et ce qui s’y joue au quotidien. Ces échanges ne sont pas qu’économiques. La solution sera-t-elle de dresser des murs qui séparent ? Comment organiser la distanciation sociale et, simultanément, de nouvelles modalités de travail susceptibles de faire levier sur la qualité du « vivre ensemble » ? Nous faudra-t-il effacer plusieurs décennies d’innovation sociale, organisationnelle et managériale propices à un environnement de travail plus créatif et collaboratif ?
Zoom, Teams, Slack... la bataille des outils de visioconférence
La pratique du télétravail avec le confinement s’est développée dans le monde. Les entreprises ont dû déployer de nouveaux outils de visioconférence et les opérateurs tentent d’emporter le marché. Zoom, Slack, Teams… Peut-être ces noms, si étrangers auparavant, sont devenus vos nouveaux amis. Car c’est un autre effet engendré par le confinement et du télétravail déployé à grande échelle et marche forcé : il a accéléré la bascule dans le monde numérique, et notamment des entreprises, qui ont dû s’équiper, ou généraliser des moyens techniques auparavant peu utilisés.
Depuis le début du confinement, les solutions de visioconférence, ces réunions quotidiennes, gratuites et payantes, explosent. Une plateforme en particulier a volé la vedette à toutes les autres : Zoom, a été très largement adoptée au-delà des entreprises, ses clients traditionnels. Elle a dépassé les 300 millions de participants à des réunions quotidiennes en mai, contre 10 millions en décembre dernier.
Les autres mastodontes du secteur – tous américains -, comme Google Hangouts, Slack ou Teams bénéficient eux aussi de cette envolée. D’après un rapport publié jeudi par Microsoft, le nombre d'appels vidéo passés via "Teams", sa solution de visioconférence a bondi de 1000% en mars.
Chez Slack, autre plateforme de solutions collaboratives pour les grandes entreprises, le nombre de messages échangés a bondi de 44% depuis le début du confinement. "Nous avons une forte croissance des utilisateurs et de nouveaux profils sont arrivés comme des services publics ou des associations", confie le directeur Jean-Marc Gottero.
Pour toutes ces plateformes, l’opportunité est unique, de faire de cette crise une opportunité, et transformer tous ces nouveaux venus en clients pérennes. Ainsi, Jean-Marc Goterro estime que sur le télétravail, il n’y aura pas de retour en arrière. "La digitalisation du travail va ouvrir un nouveau champ d’opportunités", analyse-t-il.
Des réunions entre collègues aux professeurs qui font cours à leurs étudiants via des classes virtuelles et aux PDG qui tiennent des sessions de questions-réponses avec des milliers d'employés, nous trouvons tous de nouvelles façons de nous rassembler à distance. Jusqu’à maintenant, si la plupart de ces services de communication ont donc brisé leurs records le mois dernier, à mesure que la moitié de la planète était appelée à rester chez elle pour enrayer la pandémie de coronavirus, l’application Zoom s’est nettement dégagée, comme une des applications reines du confinement, avec son côté ludique, comme des options qui permettent de personnaliser l’arrière-plan, en étant à la plage ou dans une bibliothèque. Forcément, les concurrents veulent s’aligner et certaines fonctionnalités populaires chez Zoom apparaissent aussi chez eux. Cette personnalisation d’arrière-plan est devenue disponible sur Teams. Microsoft, de son côté, va aussi installer un bouton "lever la main", qui indique que l'on souhaite prendre la parole lors d'une réunion vidéo.
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